Πώς Να Επιλέξτε Επαφές του Outlook για Συγχώνευση Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word;

 

How To Select Outlook Contacts for Mail Merge in Microsoft Word?

Με το Microsoft Word μπορούμε να δημιουργήσουμε ομαδικές Επιστολές (Letters) που περιέχουν μια συγκεκριμένη δομή και σώμα κειμένου και διαφορετικές προσωπικές πληροφορίες για κάθε Παραλήπτη. Μια λειτουργία που ονομάζεται Συγχώνευση Αλληλογραφίας.

Όπως έχω αναφερθεί, η Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) χρησιμοποιεί τα εξής δύο στοιχεία.

• Το Κυρίως Έγγραφο (Main Document), που περιέχει το κείμενο και όλα τα άλλα αντικείμενα τα οποία θέλουμε να επαναλαμβάνονται σε κάθε Επιστολή (Letter).
• Το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), που περιέχει τις πληροφορίες των παραληπτών, δηλαδή τα στοιχεία που θα αλλάζουν σε κάθε Επιστολή (Letter). Για παράδειγμα, Όνομα (Name), Διεύθυνση (Address), Ταχυδρομικός Κώδικας (Zip Code) και άλλα πολλά.
• Όλες οι πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο Παραλήπτη (Recipient) στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) είναι μία Εγγραφή Δεδομένων (Data Record).
• Σε κάθε Εγγραφή (Record), μία μοναδική πληροφορία στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), όπως το Όνομα (First Name) ή το Επίθετο (Surname) ονομάζεται Πεδίο (Field).

Σε αυτήν την ανάρτηση θα περιγράψω Πώς Να Επιλέξουμε Ως Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων Επαφές του Outlook για τη Συγχώνευση Αλληλογραφίας.

 

Θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Επιλογή Παραληπτών (Select Recipients) από την περιοχή Έναρξη Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Start Mail Merge) του tab Στοιχεία Αλληλογραφίας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Εδώ ενημερωνόμαστε ότι Επιλέξτε Τη Λίστα Των Ατόμων Στα Οποία Θέλετε Να Στείλετε Το Έγγραφο. Μπορείτε Να Πληκτρολογήσετε Μία Νέα Λίστα Να Χρησιμοποιήστε Μία Υπάρχουσα Λίστα Ή Να Επιλέξετε Επαφές Του Outlook (Choose The List Of People You’d Like To Send Your Documents. You Can Type A New List, Use An Existing List Or Select Outlook Contacts).

Στην επόμενη εικόνα, έχω επιλέξει την εντολή Επιλογή Παραληπτών (Select Recipients) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγω την εντολή Επιλογή Από Επαφές του Outlook (Choose From Outlook Contacts).

Αφού επιλέξω την εντολή Επιλογή Από Επαφές του Outlook (Choose From Outlook Contacts), εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Προφίλ (Choose Profile), όπου και θα πρέπει να επιλέξουμε ένα υπάρχον Όνομα Προφίλ (Profile Name). Απλώς επιλέγουμε το πτυσσόμενο μενού και επιλέγουμε ένα Όνομα Προφίλ (Profile Name) το οποίο θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε τις Επαφές (Contacts) του Outlook ως Αρχείο Προέλευσης (Data Source) για τη Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge).

Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή Προφίλ (Choose Profile), εάν επιλέξουμε το κουμπί Επιλογές (Options), το παράθυρο διαλόγου αναπτύσσετε, όπου και μπορούμε να ενεργοποιήσουμε την εντολή Ορισμός ως Προεπιλεγμένου Προφίλ (Set As Default Profile), να ενεργοποιήσουμε την εντολή Να Ζητείται Το Προφίλ Που Θα Χρησιμοποιηθεί (Prompt For A Profile To Be Used). Επίσης έχουμε στη διάθεσή μας το κουμπί Δημιουργία (New), όπου και θα μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα Νέο Προφίλ (New Profile). Επίσης έχουμε διαθέσιμο την εντολή Ιδιότητες (Properties), όπου και μπορούμε να δούμε τις Ιδιότητες (Properties) του επιλεγμένου Προφίλ (Profile) και έχουμε και την εντολή Διαγραφή (Delete), όπου και μπορούμε να κάνουμε Διαγραφή (Delete) το Προφίλ (Profile).

Ανάλογα με το Προφίλ (Profile) που θα επιλέξουμε, το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Επαφών (Select Contacts) θα είναι το ίδιο, αλλά κάτω από την περιοχή Επιλέξτε Φάκελο Επαφών Για Εισαγωγή (Select A Contact Folder To Import) θα είναι διαφορετικό για τον καθένα μας. Στο δικό μου παράδειγμα, με το Προφίλ (Profile) που έχω επιλέξει έχω στη διάθεσή μου τρεις διαφορετικούς Φακέλους Επαφών (Contact Folder) για επιλογή.

Στην παρακάτω εικόνα, έχω επιλέξει τον δεύτερο Φάκελο Επαφών (Contact Folder) από την προηγούμενη εικόνα, όπου και εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge Recipients). Εδώ μπορούμε να δούμε όλα τα Πεδία (Fields) του Αρχείου Προέλευσης Δεδομένων (Data Source). Αφού τελειώσουμε με την Επεξεργασία (Editing) των Παραληπτών Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge Recipient List), απλώς πατάμε στο κουμπί Οκ που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου διαλόγου. Το Παράθυρο Διαλόγου Παραλήπτες Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge Recipients) Είναι Η Λίστα Των Παραληπτών Που Θα Χρησιμοποιηθεί Στη Συγχώνευση. Χρησιμοποιήστε Τις Επιλογές Παρακάτω, Για Να Προσθέστε Παραλήπτες Ή Για Να Αλλάξτε Τη Λίστα Σας. Χρησιμοποιήστε Τα Πλαίσια Ελέγχου Για Να Προσθέστε Ή Να Αφαιρέστε Παραλήπτες Από Τη Συγχώνευση. Όταν Ολοκληρωθεί Η Λίστα, Κάντε Κλικ Στο Κουμπί Οκ (Is The List Of Recipients That Will Be Used In Our Merge. We can Use The Checkboxes To Add Or To Remove Recipients From The Merge).

Μπορούμε επίσης να Περιορίσουμε τη Λίστα Παραληπτών (Refine The Merge List) με τη χρήση των εντολή Ταξινόμηση (Sort), Φίλτρο (Filter), Εύρεση Διπλοτύπων (Find Duplicates), Εύρεση Παραληπτών (Find Recipients) και Επικύρωση Διευθύνσεων (Validate Address). Όλα αυτά έχουν περιεγραφεί σε προηγούμενες αναρτήσεις μου που μπορείτε να βρείτε εδώ.

Η λίστα των Επαφών (Contacts) μας του Outlook είναι έτοιμο για τη Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge).

Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το σχετικό βίντεο που περιγράφει Πώς Να Επιλέξτε Επαφές του Outlook για Συγχώνευση Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word; (How To Select Outlook Contacts for Mail Merge in Microsoft Word?)

και…

Μην Ξεχάστε Να Γραφτείτε Στο Κανάλι Μου Στο YouTube.