Συγχώνευση Αλληλογραφίας
Πώς Να Χρησιμοποιήστε Μία Υπάρχουσα Λίστα Διανομής για Συγχώνευση Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word;
How To Use An Existing Recipient List for Mail Merge in Microsoft Word?
Με το Microsoft Word μπορούμε να δημιουργήσουμε ομαδικές Επιστολές (Letters) που περιέχουν μια συγκεκριμένη δομή και σώμα κειμένου και διαφορετικές προσωπικές πληροφορίες για κάθε Παραλήπτη. Μια λειτουργία που ονομάζεται Συγχώνευση Αλληλογραφίας.
Όπως έχω αναφερθεί, η Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) χρησιμοποιεί τα εξής δύο στοιχεία.
-
Το Κυρίως Έγγραφο (Main Document), που περιέχει το κείμενο και όλα τα άλλα αντικείμενα τα οποία θέλουμε να επαναλαμβάνονται σε κάθε Επιστολή (Letter).
-
Το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), που περιέχει τις πληροφορίες των παραληπτών, δηλαδή τα στοιχεία που θα αλλάζουν σε κάθε Επιστολή (Letter). Για παράδειγμα, Όνομα (Name), Διεύθυνση (Address), Ταχυδρομικός Κώδικας (Zip Code) και άλλα πολλά.
-
Όλες οι πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο Παραλήπτη (Recipient) στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) είναι μία Εγγραφή Δεδομένων (Data Record).
-
Σε κάθε Εγγραφή (Record), μία μοναδική πληροφορία στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), όπως το Όνομα (First Name) ή το Επίθετο (Surname) ονομάζεται Πεδίο (Field).
Σε παλιότερες αναρτήσεις μου, περιέγραψα πώς να χρησιμοποιείστε τη Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) με τη χρήση της Κορδέλας (Ribbon) και με τη Βοήθεια του Οδηγού (Step by Step Wizard). Επίσης περιέγραψα πώς να δημιουργήσετε μία Νέα Λίστα Διανομής (New Recipient List) για να το χρησιμοποιήστε ως Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source List) για να το χρησιμοποιήστε για τη λειτουργία της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge).
Σε αυτήν την ανάρτηση θα περιγράψω Πώς Να Χρησιμοποιήστε Μία Υπάρχουσα Λίστα Διανομής για Συγχώνευση Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word; (How To Use An Existing Recipient List for Mail Merge in Microsoft Word?).
This entry was posted in Word 365 ProPlus Greek and tagged All Data Sources, Choose The List Of People, Created, Data Source, Data Table, Description, Editing, Existing Recipient List, First Row Of Data Contains Column Headers, How To, How To Use An Existing Recipient List for Mail Merge in Microsoft Word?, Έναρξη Συγχώνευση Αλληλογραφίας, Όλες Οι Προελεύσεις Δεδομένων, Όνομα, Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων, Αλληλογραφίας, Βιβλίο Εργασίας, Διεύθυνση, Επίθετο, Επιστολή, Επιλογή Αρχείου Προέλευσης Δεδομένων, Επιλογή Παραληπτών, Κυρίως Έγγραφο, Πώς Να Χρησιμοποιήστε Μία Υπάρχουσα Λίστα Διανομής για Συγχώνευση Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word;, Πίνακα Δεδομένων, Παραλήπτη, Περιέχει Κεφαλίδες Στηλών, Πεδίο, Στοιχεία, Συγχώνευση Αλληλογραφίας, Ταχυδρομικός Κώδικας, Φύλλο Εργασίας, Χρήση Υπάρχουσας Λίστας, Know How, Mail Merge, Mail Merge Recipient List, Main Document, Microsoft Excel, Microsoft Excel Spreadsheet, Microsoft Office, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Modified, My YouTube Channel, Office Smart, Office System, OfficeSmart, philippospan, Recipient, Select Recipients, Select Table, Smart Office, smartoffice, Start Mail Merge, Subscribe, Tip & Tricks, Type:, Use An Existing List.
Πώς Να Δημιουργήσετε Μία Νέα Λίστα Διανομής για Συγχώνευση Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word;
How To Create A New Recipient List for Mail Merge in Microsoft Word?
Με το Microsoft Word μπορούμε να δημιουργήσουμε ομαδικές Επιστολές (Letters) που περιέχουν μια συγκεκριμένη δομή και σώμα κειμένου και διαφορετικές προσωπικές πληροφορίες για κάθε Παραλήπτη. Μια λειτουργία που ονομάζεται Συγχώνευση Αλληλογραφίας.
Όπως έχω αναφερθεί, η Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) χρησιμοποιεί τα εξής δύο στοιχεία.
-
Το Κυρίως Έγγραφο (Main Document), που περιέχει το κείμενο και όλα τα άλλα αντικείμενα τα οποία θέλουμε να επαναλαμβάνονται σε κάθε Επιστολή (Letter).
-
Το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), που περιέχει τις πληροφορίες των παραληπτών, δηλαδή τα στοιχεία που θα αλλάζουν σε κάθε Επιστολή (Letter). Για παράδειγμα, Όνομα (Name), Διεύθυνση (Address), Ταχυδρομικός Κώδικας (Zip Code) και άλλα πολλά.
-
Όλες οι πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο Παραλήπτη (Recipient) στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) είναι μία Εγγραφή Δεδομένων (Data Record).
-
Σε κάθε Εγγραφή (Record), μία μοναδική πληροφορία στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), όπως το Όνομα (First Name) ή το Επίθετο (Surname) ονομάζεται Πεδίο (Field).
Σε αυτήν την ανάρτηση θα περιγράψω Πώς Να Δημιουργήσετε Μία Νέα Λίστα Διανομής για Συγχώνευση Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word; (How To Create A New Recipient List for Mail Merge in Microsoft Word?
This entry was posted in Word 365 ProPlus Greek and tagged Add Field, Address Book, Address Line, Choose From Outlook Contacts, Click New Entry, Company Name, Customize the Columns, E-mail Messages, Edit Recipient List, Envelopes, Fields, Filter, Find Duplicates, Find Recipient, Finish & Merge, Finishing and Merging, First Name, Greeting Line, Highlight Merge Fields, How To, How To Create A New Recipient List for Mail Merge in Microsoft Word?, Insert Merge Fields, Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων, Διεύθυνση, Επικύρωση Διευθύνσεων, Επιλογή Παραληπτών, Εύρεση Διπλοτύπων, Εύρεση Παραληπτών, Κυρίως Έγγραφο, Λίστα Παραληπτών, Νέα Καταχώρηση, Προσαρμογή Στηλών, Πώς Να Δημιουργήσετε Μία Νέα Λίστα Διανομής για Συγχώνευση Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word;, Συγχώνευση Αλληλογραφίας, Ταχυδρομικός Κώδικας, Ταξινόμηση, Φίλτρα, Know How, Labels, Last Name, Merge All Records, Merge Current Record, Merge To New Document, Microsoft Excel, Microsoft Office, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Move, My YouTube Channel, Name, New Address List, Next Records, Office Smart, Office System, OfficeSmart, philippospan, Preview Results, Records, Rename it, Select Data Source, Select Recipients, Send It By Email, Smart Office, smartoffice, Sort, Start Mail Merge, Subscribe, Table, Tip & Tricks, Title Headings, Type A New List, Use An Existing List, Validate Address, Write & Insert Fields.
Πώς Να Δημιουργήσετε Φακέλους Με Τη Χρήση της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word;
How To Create Envelopes via Mail Merge in Microsoft Word?
Η Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) είναι ένα πολύ χρήσιμο χαρακτηριστικό στο Microsoft Word γιατί μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε πολλαπλά Έγγραφα (Documents) όπως Επιστολές (Letters) και Φακέλους (Envelopes) με τη μία, χρησιμοποιώντας μόνο ένα Κυρίως Έγγραφο (Main Document) και μία Λίστα Διανομής (Distribution List) που έχουμε δημιουργήσει. Έτσι λοιπόν, εξοικονομούμε αρκετό χρόνο με το να δακτυλογραφούμε ξανά και ξανά την ίδια Επιστολή (Letter). Σε προηγούμενες αναρτήσεις μου περιέγραψα πώς να κάνουμε χρήση της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge) είτε με τη χρήση της Κορδέλας είτε με τη χρήση του Οδηγού Βήμα Προς Βήμα. Σε αυτήν την ανάρτηση θα περιγράψω πώς να κάνουμε Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) για Φακέλους (Envelopes). Το μόνο που χρειαζόμαστε είναι η Λίστα Αλληλογραφίας (Mailing List). Απλώς συνεχίστε να διαβάζεται παρακάτω.
Η όλη διαδικασία φαντάζει δύσκολη και χρονοβόρα. Όταν όμως τη συνηθίσετε, θα σας φαίνεται απλή και γρήγορη και θα αναρωτιέστε γιατί δεν τη χρησιμοποιούσατε και πριν. Απλώς να θυμάστε αυτά τα βήματα.
-
Βήμα 2: Προσαρμογή Διάταξης Φακέλου (Envelope Layout)
-
Βήμα 3: Έναρξη Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge)
-
Βήμα 4: Σύνδεση Αρχείο Δεδομένων Προέλευσης με Φάκελο (Envelope)
-
Βήμα 5: Εισαγωγή Βιβλίο Διευθύνσεων Στο Φάκελο (Envelope)
-
Βήμα 6: Προεπισκόπηση και Εκτύπωση Φακέλων (Envelope)
-
Βήμα 7: Αποθήκευση του Συγχωνευμένου Φακέλου Αλληλογραφίας
This entry was posted in Word 365 ProPlus Greek and tagged Address Book, Address Line, Choose From Outlook Contacts, Company Name, Data Record, Data Source, E-mail Messages, Edit Recipient List, Envelopes, Fields, Finish & Merge, Finishing and Merging, First Name, Greeting Line, Group Letters, Highlight Merge Fields, How To, How To Use Mail Merge via the Ribbon in Microsoft Word?, Insert Merge Fields, Έγγραφο Έναρξης, Όνομα, Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων, Βήμα Προς Βήμα, Διεύθυνση, Επεξεργασία Λίστας Παραληπτών, Επιλογή Παραληπτών, Εγγραφή Δεδομένων, Εκτύπωση, Κυρίως Έγγραφο, Οδηγός Συγχώνευσης, Προεπισκόπηση, Πώς Να Κάνετε Χρήση της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας με την Κορδέλα Στο Microsoft Word;, Παράθυρο Εργασιών Συγχώνευσης Αλληλογραφίας, Παραλήπτες Συγχώνευσης Αλληλογραφίας, Παραλήπτη, Συγχώνευση Αλληλογραφίας, Τύπος Εγγράφου, Ταχυδρομικός Κώδικας, Χρήση Υπάρχουσας Λίστας, Know How, Labels, Last Name, Main Document, Master Document, Merge All Records, Merge Current Record, Merge To New Document, Microsoft Excel, Microsoft Office, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, My YouTube Channel, Next Records, Office Smart, Office System, OfficeSmart, philippospan, Preview Results, Recipient, Records, Select Data Source, Select Recipients, Send It By Email, Smart Office, smartoffice, Start Mail Merge, Subscribe, Tip & Tricks, Type A New List, Use An Existing List, Write & Insert Fields.
Πώς Να Κάνετε Χρήση της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας με τον Βοηθό Οδηγού Στο Microsoft Word;
How To Use Mail Merge via the Wizard in Microsoft Word?
Σε προηγούμενη ανάρτηση περιέγραψα Πώς Να Κάνουμε Χρήση της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (How To Use Mail Merge) που είναι διαθέσιμο στο Microsoft Word με τη χρήση της κορδέλας. Ανάρτηση την οποία μπορείτε να βρείτε εδώ. Σε αυτήν την ανάρτηση όμως, θα περιγράψω για αυτούς που είναι περισσότερο παραδοσιακοί, Πώς Να Κάνετε Συγχώνευση Αλληλογραφίας με τη Χρήση του Οδηγού (How To Use Mail Merge with the Use Of the Wizard).
Πρώτα όμως, και πάλι μερικά λόγια για το τι είναι η Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) και σε τι εξυπηρετεί.
Πολλές επιχειρήσεις και οργανισμοί επικοινωνούν με τους πελάτες τους μέσω Επιστολών, Αλληλογραφίας, Επιστολών Διαφημίσεων, που αποστέλλονται σε όλους μέσω μιας Λίστας Διανομής. Για παράδειγμα, η SystemPlus θα μπορούσε να στείλει μια Επιστολή σε όλα τα μέλη της Λίστας Διανομής της για να διαφημίσει τις νέες εκπαιδευτικές υπηρεσίες της.
Με το Microsoft Word μπορούμε να δημιουργήσουμε ομαδικές Επιστολές (Letters) που περιέχουν μια συγκεκριμένη δομή και σώμα κειμένου και διαφορετικές προσωπικές πληροφορίες για κάθε Παραλήπτη. Μια λειτουργία που ονομάζεται Συγχώνευση Αλληλογραφίας.
Η Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) χρησιμοποιεί τα εξής δύο στοιχεία.
-
Το Κυρίως Έγγραφο (Main Document), που περιέχει το κείμενο και όλα τα άλλα αντικείμενα τα οποία θέλουμε να επαναλαμβάνονται σε κάθε Επιστολή (Letter).
-
Το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), που περιέχει τις πληροφορίες των παραληπτών, δηλαδή τα στοιχεία που θα αλλάζουν σε κάθε Επιστολή (Letter). Για παράδειγμα, Όνομα (Name), Διεύθυνση (Address), Ταχυδρομικός Κώδικας (Zip Code) και άλλα πολλά.
-
Όλες οι πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο Παραλήπτη (Recipient) στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) είναι μία Εγγραφή Δεδομένων (Data Record).
-
Σε κάθε Εγγραφή (Record), μία μοναδική πληροφορία στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), όπως το Όνομα (First Name) ή το Επίθετο (Surname) ονομάζεται Πεδίο (Field).
Η όλη διαδικασία φαίνεται, δύσκολη και χρονοβόρα. Όταν όμως την συνηθίσετε, θα σας φαίνεται απλή, γρήγορη και πολύ εύχρηστη. Απλώς θυμηθείτε τα παρακάτω Βήματα.
-
Βήμα 2: Επιλογή του Τύπου Εγγράφου
-
Βήμα 3: Επιλογή του Εγγράφου Έναρξης
-
Βήμα 4: Σύνδεση του Αρχείου Δεδομένων Προέλευσης με το Κυρίως Έγγραφο
-
Βήμα 5: Εισαγωγή κατάλληλων Πεδίων στο Έγγραφο
-
Βήμα 6: Προεπισκόπηση και Εκτύπωση του Συγχωνευμένου Εγγράφου
-
Βήμα 7: Αποθήκευση του Συγχωνευμένου Εγγράφου
This entry was posted in Word 365 ProPlus Greek and tagged Address Book, Address Line, Choose From Outlook Contacts, Company Name, Data Record, Data Source, E-mail Messages, Edit Recipient List, Envelopes, Fields, Finish & Merge, Finishing and Merging, First Name, Greeting Line, Group Letters, Highlight Merge Fields, How To, How To Use Mail Merge via the Ribbon in Microsoft Word?, Insert Merge Fields, Έγγραφο Έναρξης, Όνομα, Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων, Βήμα Προς Βήμα, Διεύθυνση, Επεξεργασία Λίστας Παραληπτών, Επιλογή Παραληπτών, Εγγραφή Δεδομένων, Εκτύπωση, Κυρίως Έγγραφο, Οδηγός Συγχώνευσης, Προεπισκόπηση, Πώς Να Κάνετε Χρήση της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας με την Κορδέλα Στο Microsoft Word;, Παράθυρο Εργασιών Συγχώνευσης Αλληλογραφίας, Παραλήπτες Συγχώνευσης Αλληλογραφίας, Παραλήπτη, Συγχώνευση Αλληλογραφίας, Τύπος Εγγράφου, Ταχυδρομικός Κώδικας, Χρήση Υπάρχουσας Λίστας, Know How, Labels, Last Name, Main Document, Master Document, Merge All Records, Merge Current Record, Merge To New Document, Microsoft Excel, Microsoft Office, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, My YouTube Channel, Next Records, Office Smart, Office System, OfficeSmart, philippospan, Preview Results, Recipient, Records, Select Data Source, Select Recipients, Send It By Email, Smart Office, smartoffice, Start Mail Merge, Subscribe, Tip & Tricks, Type A New List, Use An Existing List, Write & Insert Fields.
Πώς Να Κάνετε Χρήση της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας με την Κορδέλα Στο Microsoft Word;
How To Use Mail Merge via the Ribbon in Microsoft Word?
Πολλές επιχειρήσεις και οργανισμοί επικοινωνούν με τους πελάτες τους μέσω Επιστολών, Αλληλογραφίας, Επιστολών Διαφημίσεων, που αποστέλλονται σε όλους μέσω μιας Λίστας Διανομής. Για παράδειγμα, η SystemPlus θα μπορούσε να στείλει μια Επιστολή σε όλα τα μέλη της Λίστας Διανομής της, για να διαφημίσει τις νέες εκπαιδευτικές υπηρεσίες της.
Με το Microsoft Word μπορούμε να δημιουργήσουμε ομαδικές Επιστολές (Letters) που περιέχουν μια συγκεκριμένη δομή και σώμα κειμένου και διαφορετικές προσωπικές πληροφορίες για κάθε Παραλήπτη. Μια λειτουργία που ονομάζεται Συγχώνευση Αλληλογραφίας.
Η Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) χρησιμοποιεί τα εξής δύο στοιχεία.
-
Το Κυρίως Έγγραφο (Main Document), που περιέχει το κείμενο και όλα τα άλλα αντικείμενα τα οποία θέλουμε να επαναλαμβάνονται σε κάθε Επιστολή (Letter).
-
Το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), που περιέχει τις πληροφορίες των παραληπτών, δηλαδή τα στοιχεία που θα αλλάζουν σε κάθε Επιστολή (Letter). Για παράδειγμα, Όνομα (Name), Διεύθυνση (Address), Ταχυδρομικός Κώδικας (Zip Code) και άλλα πολλά.
Όλες οι πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο Παραλήπτη (Recipient) στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) είναι μία Εγγραφή Δεδομένων (Data Record).
Σε κάθε Εγγραφή (Record), μία μοναδική πληροφορία στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), όπως το Όνομα (First Name) ή το Επίθετο (Surname) ονομάζεται Πεδίο (Field).
Η όλη διαδικασία φαίνεται, δύσκολη και χρονοβόρα. Όταν όμως την συνηθίσετε, θα σας φαίνεται απλή, γρήγορη και πολύ εύχρηστη. Απλώς θυμηθείτε τα παρακάτω Βήματα.
-
Βήμα 2: Επιλογή του Τύπου Εγγράφου
-
Βήμα 3: Επιλογή του Εγγράφου Έναρξης
-
Βήμα 4: Σύνδεση του Αρχείου Δεδομένων Προέλευσης με το Κυρίως Έγγραφο
-
Βήμα 5: Εισαγωγή κατάλληλων Πεδίων στο Έγγραφο
-
Βήμα 6: Προεπισκόπηση και Εκτύπωση του Συγχωνευμένου Εγγράφου
-
Βήμα 7: Αποθήκευση του Συγχωνευμένου Εγγράφου
This entry was posted in Word 365 ProPlus Greek and tagged Address Book, Address Line, Choose From Outlook Contacts, Company Name, Data Record, Data Source, E-mail Messages, Edit Recipient List, Envelopes, Fields, Finish & Merge, Finishing and Merging, First Name, Greeting Line, Group Letters, Highlight Merge Fields, How To, How To Use Mail Merge via the Ribbon in Microsoft Word?, Insert Merge Fields, Έγγραφο Έναρξης, Όνομα, Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων, Διεύθυνση, Επεξεργασία Λίστας Παραληπτών, Επιλογή Παραληπτών, Εγγραφή Δεδομένων, Εκτύπωση, Κυρίως Έγγραφο, Προεπισκόπηση, Πώς Να Κάνετε Χρήση της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας με την Κορδέλα Στο Microsoft Word;, Παραλήπτες Συγχώνευσης Αλληλογραφίας, Παραλήπτη, Συγχώνευση Αλληλογραφίας, Τύπος Εγγράφου, Ταχυδρομικός Κώδικας, Χρήση Υπάρχουσας Λίστας, Know How, Labels, Last Name, Main Document, Master Document, Merge All Records, Merge Current Record, Merge To New Document, Microsoft Excel, Microsoft Office, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, My YouTube Channel, Next Records, Office Smart, Office System, OfficeSmart, philippospan, Preview Results, Recipient, Records, Select Data Source, Select Recipients, Send It By Email, Smart Office, smartoffice, Start Mail Merge, Subscribe, Tip & Tricks, Type A New List, Use An Existing List, Write & Insert Fields.