How To Use An Existing Recipient List for Mail Merge in Microsoft Word?
Με το Microsoft Word μπορούμε να δημιουργήσουμε ομαδικές Επιστολές (Letters) που περιέχουν μια συγκεκριμένη δομή και σώμα κειμένου και διαφορετικές προσωπικές πληροφορίες για κάθε Παραλήπτη. Μια λειτουργία που ονομάζεται ΣυγχώνευσηΑλληλογραφίας.
Όπως έχω αναφερθεί, η ΣυγχώνευσηΑλληλογραφίας (Mail Merge) χρησιμοποιεί τα εξής δύο στοιχεία.
Το ΚυρίωςΈγγραφο (Main Document), που περιέχει το κείμενο και όλα τα άλλα αντικείμενα τα οποία θέλουμε να επαναλαμβάνονται σε κάθε Επιστολή (Letter).
Το ΑρχείοΠροέλευσηςΔεδομένων (Data Source File), που περιέχει τις πληροφορίες των παραληπτών, δηλαδή τα στοιχεία που θα αλλάζουν σε κάθε Επιστολή (Letter). Για παράδειγμα, Όνομα (Name), Διεύθυνση (Address), ΤαχυδρομικόςΚώδικας (Zip Code) και άλλα πολλά.
Όλες οι πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο Παραλήπτη (Recipient) στο ΑρχείοΠροέλευσηςΔεδομένων (Data Source File) είναι μία ΕγγραφήΔεδομένων (Data Record).
Σε κάθε Εγγραφή (Record), μία μοναδική πληροφορία στο ΑρχείοΠροέλευσηςΔεδομένων (Data Source File), όπως το Όνομα (First Name) ή το Επίθετο (Surname) ονομάζεται Πεδίο (Field).
Σε παλιότερες αναρτήσεις μου, περιέγραψα πώς να χρησιμοποιείστε τη Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) με τη χρήση της Κορδέλας (Ribbon) και με τη Βοήθεια του Οδηγού (Step by Step Wizard). Επίσης περιέγραψα πώς να δημιουργήσετε μία Νέα Λίστα Διανομής (New Recipient List) για να το χρησιμοποιήστε ως Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source List) για να το χρησιμοποιήστε για τη λειτουργία της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge).
Σε αυτήν την ανάρτηση θα περιγράψω Πώς Να Χρησιμοποιήστε Μία Υπάρχουσα Λίστα Διανομής για Συγχώνευση Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word;(How To Use An Existing Recipient List for Mail Merge in Microsoft Word?).
How To Create Envelopes via Mail Merge in Microsoft Word?
Η ΣυγχώνευσηΑλληλογραφίας (Mail Merge) είναι ένα πολύ χρήσιμο χαρακτηριστικό στο MicrosoftWord γιατί μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε πολλαπλά Έγγραφα (Documents) όπως Επιστολές (Letters) και Φακέλους (Envelopes) με τη μία, χρησιμοποιώντας μόνο ένα ΚυρίωςΈγγραφο (Main Document) και μία ΛίσταΔιανομής (Distribution List) που έχουμε δημιουργήσει. Έτσι λοιπόν, εξοικονομούμε αρκετό χρόνο με το να δακτυλογραφούμε ξανά και ξανά την ίδια Επιστολή (Letter). Σε προηγούμενες αναρτήσεις μου περιέγραψα πώς να κάνουμε χρήση της ΣυγχώνευσηςΑλληλογραφίας (Mail Merge) είτε με τη χρήση της Κορδέλας είτε με τη χρήση του ΟδηγούΒήμα Προς Βήμα. Σε αυτήν την ανάρτηση θα περιγράψω πώς να κάνουμε ΣυγχώνευσηΑλληλογραφίας (Mail Merge) για Φακέλους (Envelopes). Το μόνο που χρειαζόμαστε είναι η ΛίσταΑλληλογραφίας (Mailing List). Απλώς συνεχίστε να διαβάζεται παρακάτω.
Η όλη διαδικασία φαντάζει δύσκολη και χρονοβόρα. Όταν όμως τη συνηθίσετε, θα σας φαίνεται απλή και γρήγορη και θα αναρωτιέστε γιατί δεν τη χρησιμοποιούσατε και πριν. Απλώς να θυμάστε αυτά τα βήματα.
How To Use Mail Merge via the Wizard in Microsoft Word?
Σε προηγούμενη ανάρτηση περιέγραψα Πώς Να Κάνουμε Χρήση της ΣυγχώνευσηςΑλληλογραφίας (How To Use Mail Merge) που είναι διαθέσιμο στο MicrosoftWord με τη χρήση της κορδέλας. Ανάρτηση την οποία μπορείτε να βρείτε εδώ. Σε αυτήν την ανάρτηση όμως, θα περιγράψω για αυτούς που είναι περισσότερο παραδοσιακοί, Πώς Να ΚάνετεΣυγχώνευση Αλληλογραφίας με τη Χρήση του Οδηγού (How To Use Mail Merge with the Use Of the Wizard).
Πρώτα όμως, και πάλι μερικά λόγια για το τι είναι η ΣυγχώνευσηΑλληλογραφίας (Mail Merge) και σε τι εξυπηρετεί.
Πολλές επιχειρήσεις και οργανισμοί επικοινωνούν με τους πελάτες τους μέσω Επιστολών, Αλληλογραφίας, Επιστολών Διαφημίσεων, που αποστέλλονται σε όλους μέσω μιας ΛίσταςΔιανομής. Για παράδειγμα, η SystemPlus θα μπορούσε να στείλει μια Επιστολήσε όλα τα μέλη της Λίστας Διανομήςτης για να διαφημίσει τις νέες εκπαιδευτικές υπηρεσίες της.
Με το Microsoft Word μπορούμε να δημιουργήσουμε ομαδικές Επιστολές (Letters) που περιέχουν μια συγκεκριμένη δομή και σώμα κειμένου και διαφορετικές προσωπικές πληροφορίες για κάθε Παραλήπτη. Μια λειτουργία που ονομάζεται ΣυγχώνευσηΑλληλογραφίας.
Η ΣυγχώνευσηΑλληλογραφίας (Mail Merge) χρησιμοποιεί τα εξής δύο στοιχεία.
Το ΚυρίωςΈγγραφο (Main Document), που περιέχει το κείμενο και όλα τα άλλα αντικείμενα τα οποία θέλουμε να επαναλαμβάνονται σε κάθε Επιστολή (Letter).
Το ΑρχείοΠροέλευσηςΔεδομένων (Data Source File), που περιέχει τις πληροφορίες των παραληπτών, δηλαδή τα στοιχεία που θα αλλάζουν σε κάθε Επιστολή (Letter). Για παράδειγμα, Όνομα (Name), Διεύθυνση (Address), ΤαχυδρομικόςΚώδικας (Zip Code) και άλλα πολλά.
Όλες οι πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο Παραλήπτη (Recipient) στο ΑρχείοΠροέλευσηςΔεδομένων (Data Source File) είναι μία ΕγγραφήΔεδομένων (Data Record).
Σε κάθε Εγγραφή (Record), μία μοναδική πληροφορία στο ΑρχείοΠροέλευσηςΔεδομένων (Data Source File), όπως το Όνομα (First Name) ή το Επίθετο (Surname) ονομάζεται Πεδίο (Field).
Η όλη διαδικασία φαίνεται, δύσκολη και χρονοβόρα. Όταν όμως την συνηθίσετε, θα σας φαίνεται απλή, γρήγορη και πολύ εύχρηστη. Απλώς θυμηθείτε τα παρακάτω Βήματα.
Βήμα1: Έναρξη της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας
Βήμα 2: Επιλογή του Τύπου Εγγράφου
Βήμα 3: Επιλογή του Εγγράφου Έναρξης
Βήμα 4: Σύνδεση του Αρχείου Δεδομένων Προέλευσης με το Κυρίως Έγγραφο
Βήμα 5: Εισαγωγή κατάλληλων Πεδίων στο Έγγραφο
Βήμα 6: Προεπισκόπηση και Εκτύπωση του Συγχωνευμένου Εγγράφου
How To Use Mail Merge via the Ribbon in Microsoft Word?
Πολλές επιχειρήσεις και οργανισμοί επικοινωνούν με τους πελάτες τους μέσω Επιστολών, Αλληλογραφίας, Επιστολών Διαφημίσεων, που αποστέλλονται σε όλους μέσω μιας ΛίσταςΔιανομής. Για παράδειγμα, η SystemPlus θα μπορούσε να στείλει μια Επιστολήσε όλα τα μέλη της Λίστας Διανομήςτης, για να διαφημίσει τις νέες εκπαιδευτικές υπηρεσίες της.
Με το Microsoft Word μπορούμε να δημιουργήσουμε ομαδικές Επιστολές (Letters) που περιέχουν μια συγκεκριμένη δομή και σώμα κειμένου και διαφορετικές προσωπικές πληροφορίες για κάθε Παραλήπτη. Μια λειτουργία που ονομάζεται ΣυγχώνευσηΑλληλογραφίας.
Η ΣυγχώνευσηΑλληλογραφίας (Mail Merge) χρησιμοποιεί τα εξής δύο στοιχεία.
Το ΚυρίωςΈγγραφο (Main Document), που περιέχει το κείμενο και όλα τα άλλα αντικείμενα τα οποία θέλουμε να επαναλαμβάνονται σε κάθε Επιστολή (Letter).
Το ΑρχείοΠροέλευσηςΔεδομένων (Data Source File), που περιέχει τις πληροφορίες των παραληπτών, δηλαδή τα στοιχεία που θα αλλάζουν σε κάθε Επιστολή (Letter). Για παράδειγμα, Όνομα (Name), Διεύθυνση (Address), ΤαχυδρομικόςΚώδικας (Zip Code) και άλλα πολλά.
Όλες οι πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο Παραλήπτη (Recipient) στο ΑρχείοΠροέλευσηςΔεδομένων (Data Source File) είναι μία ΕγγραφήΔεδομένων (Data Record).
Σε κάθε Εγγραφή (Record), μία μοναδική πληροφορία στο ΑρχείοΠροέλευσηςΔεδομένων (Data Source File), όπως το Όνομα (First Name) ή το Επίθετο (Surname) ονομάζεται Πεδίο (Field).
Η όλη διαδικασία φαίνεται, δύσκολη και χρονοβόρα. Όταν όμως την συνηθίσετε, θα σας φαίνεται απλή, γρήγορη και πολύ εύχρηστη. Απλώς θυμηθείτε τα παρακάτω Βήματα.
Βήμα1: Έναρξη της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας
Βήμα 2: Επιλογή του Τύπου Εγγράφου
Βήμα 3: Επιλογή του Εγγράφου Έναρξης
Βήμα 4: Σύνδεση του Αρχείου Δεδομένων Προέλευσης με το Κυρίως Έγγραφο
Βήμα 5: Εισαγωγή κατάλληλων Πεδίων στο Έγγραφο
Βήμα 6: Προεπισκόπηση και Εκτύπωση του Συγχωνευμένου Εγγράφου