Πώς Να Εφαρμόσετε Ετικέτες Ευαισθησίας Στα Αρχεία και Μηνύματα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου στο Microsoft Office;

How To Apply Sensitivity Labels To Your Files And Email In Microsoft Office?

Στις Εφαρμογές του Microsoft Office μπορούμε να εφαρμόσουμε Ετικέτες στα Έγγραφα, στα Βιβλία Εργασίας και στις Παρουσιάσεις. Αυτές οι Ετικέτες ονομάζονται Ετικέτες Ευαισθησίας και για να μπορέσουμε να τις χρησιμοποιήσουμε θα πρέπει να έχουμε συνδρομή Microsoft 365 και οι Διαχειριστές (Administrators) μας να έχουν ρυθμίσεις όλες τις παραμέτρους.

Τα Ονόματα των Ετικετών, την Περιγραφή που βλέπουμε όταν πλοηγούμαστε πάνω τους, και για το που πρέπει να τις χρησιμοποιήσουμε έχουν ρυθμιστεί από το Διαχειριστή της Εταιρείας μας.

Υπάρχουν περιπτώσεις που οι Διαχειριστές μπορεί να μην έχουν ρυθμίσει την αυτοματοποίηση των Ετικετών, αλλά μπορεί να έχουν ρυθμίσει αυτόνομα τις εφαρμογές να απαιτούν Ετικέτες για όλα τα Αρχεία του Microsoft Office και για τα Μηνύματα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου. Εάν απαιτούνται Ετικέτες, δεν θα καθίσταται δυνατή η αποθήκευση του Εγγράφου του Word, του Βιβλίου Εργασίας του Microsoft Excel και της Παρουσίασης του Microsoft PowerPoint καθώς και ούτε να στείλουμε Μήνυμα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου του Microsoft Outlook χωρίς την επιλογή Ετικέτας Ευαισθησίας.

Εάν Θέλετε Να Μάθετε Πώς Να Εφαρμόσετε Ετικέτες Ευαισθησίας Στα Αρχεία και Μηνύματα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου στο Microsoft Office, διαβάστε απλώς την ανάρτηση που ακολουθεί.

Από το Tab Κεντρική (Home), εντοπίζουμε την περιοχή της κορδέλας στα δεξιά που ονομάζετε Ευαισθησία (Sensitivity).

Εάν πλοηγηθούμε πάνω από την εντολή Ευαισθησία (Sensitivity) ενημερωνόμαστε: Εφαρμόστε Μία Ετικέτα Ευαισθησίας Στο Περιεχόμενό Σας, Έτσι Ώστε Να Συμμορφώνεται Με Τις Πολιτικές Προστασίας Πληροφοριών Του Οργανισμού Σας (…..)

Αφού επιλέξουμε την εντολή Ευαισθησία (Sensitivity), εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού όπου και μπορούμε να επιλέξουμε ένα από τα εξής, όπου έχω αναφέρει έχουν παραμετροποιηθεί από τον Διαχειριστή (Administrator) μας.

• Προσωπικό (Personal):
• Δημόσιο (Public):
• Γενικό (General):
• Εμπιστευτικό (Confidential): Αφού επιλεγεί έχουμε να επιλέξουμε από τα εξής δύο:
• Άκρως Εμπιστευτικό (Highly Confidential), και Μυστικότητα (Privacy).

Το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να επιλέξουμε μία από τις Ετικέτες Ευαισθησίας (Sensitivity Labels):

Προσωπικό (Personal): «Όχι Επιχειρηματικά Δεδομένα, Μόνο Για Προσωπική Χρήση» (Personal: “Non-business Data, For Personal Use Only)

Δημόσιο (Public): «Επιχειρηματικά Δεδομένα Που Είναι Ειδικά Προετοιμασμένα Και Εγκεκριμένα Για Δημόσια Κατανάλωση» (Business Data That Is Specifically Prepared and Approved For Public Consumption)

Γενικό (General): Επιχειρηματικά Δεδομένα Που Δεν Προορίζονται Για Δημόσια Κατανάλωση. Ωστόσο, Αυτό Μπορεί Να Κοινοποιηθεί Σε Εξωτερικούς Συνεργάτες, Όπως Απαιτείται. Παραδείγματα Περιλαμβάνουν Εσωτερικό Τηλεφωνικό Κατάλογο Εταιρείας, Οργανογράμματα, Εσωτερικά Πρότυπα Και Περισσότερη Εσωτερική Επικοινωνία (Business Data That Is Not Intended For Public Consumption. However, This Can Be Shared With External Partners As Required. Examples Include A Company Internal Telephone Directory, Organizational Charts, Internal Standards, and Most Internal Communication).

Εμπιστευτικό (Confidential): Εμπιστευτικά Δεδομένα Που Απαιτούν Προστασία, Η Οποία Επιτρέπει Σε Όλους Τους Υπαλλήλους Πλήρη Δικαιώματα. Οι Κάτοχοι Δεδομένων Μπορούν Να Παρακολουθούν Και Να Ανακαλούν Περιεχόμενο (Confidential Data That Requires Protection, Which Allows All Employees Full Permissions. Data Owners Can Track And Revoke Content). Αφού επιλεγεί έχουμε την επιλογή να επιλέξουμε από ένα από τα εξής:

Όλοι Οι Υπάλληλοι (All Employees): Εμπιστευτικά Δεδομένα Που Απαιτούν Προστασία, Η Οποία Επιτρέπει Σε Όλους Τους Υπαλλήλους Πλήρη Δικαιώματα. Οι Κάτοχοι Δεδομένων Μπορούν Να Παρακολουθούν Και Να Ανακαλούν Περιεχόμενο (Confidential Data That Requires Protection, Which Allows All Employees Full Permissions. Data Owners Can Track and Revoke Content)

Anyone (Not Protected): Δεδομένα Που Δεν Απαιτούν Προστασία. Χρησιμοποιήστε Αυτήν Την Επιλογή Με Προσοχή Και Με Την Κατάλληλη Επιχειρηματική Αιτιολόγηση (Data That Does Not Require Protection. Use This Option With Care And With Appropriate Business Justification)

Άκρως Εμπιστευτικό (Highly Confidential): Αφού επιλεγεί έχουμε την επιλογή να επιλέξουμε:

Όλοι Οι Υπάλληλοι (All Employees): Εξαιρετικά Εμπιστευτικά Δεδομένα Που Επιτρέπουν Σε Όλους Τους Υπαλλήλους Να Προβάλλουν, Να Επεξεργάζονται Και Να Απαντούν Σε Αυτό Το Περιεχόμενο. Οι Κάτοχοι Δεδομένων Μπορούν Να Παρακολουθούν Και Να Ανακαλούν Περιεχόμενο (Highly Confidential Data That Allows All Employees View, Edit and Reply Permissions To This Content. Data Owners Can Track And Revoke Content)

Οποιοσδήποτε (Δεν Προστατεύεται): [Anyone (Not Protected)]: Δεδομένα Που Δεν Απαιτούν Προστασία. Χρησιμοποιήστε Αυτήν Την Επιλογή Με Προσοχή Και Με Την Κατάλληλη Επιχειρηματική Αιτιολόγηση (Data That Does Not Require Protection. Use This Option With Care And With Appropriate Business Justification)

Και Μυστικότητα (Privacy).: Δελτίο Αστυνομικής Ταυτότητας (Greek National ID Card)

Εάν για κάποιον λόγο επιλέξουμε να μην εφαρμόσουμε Ετικέτα Ευαισθησίας (Sensitivity Label), εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό παράθυρο διαλόγου του Microsoft Word αναφέροντας: «Ο Οργανισμός Σας Απαιτεί Να Επισημάνετε Αυτό το Έγγραφο» “Your Organization Requires You To Label This Item”

Άκρως Εμπιστευτικό Και Απόρρητο (Highly Confidential, And Privacy).

Εάν επιλέξουμε ένα από τα δύο, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δικαίωμα (Permission), όπου και μπορούμε να ενεργοποιήσουμε την εντολή στα δεξιά της εντολής «Περιορισμός Δικαιωμάτων Στο/Στην Έγγραφο» (Restrict Permission). Αφού ενεργοποιηθεί τότε μπορούμε να «Καθορίσουμε Χρήστες Με Βάση Τη Διεύθυνση Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου ή Τον Τομέα (π.χ. someone@example.com ή @example.com) Διαχωρισμένοι Με Ελληνικά Ερωτηματικά ή Κάντε Κλικ Στα Κουμπιά “Ανάγνωση” ή “Αλλαγή” Για Να Επιλέξτε Από Το Βιβλίο Διευθύνσεων» (Specify User By Email Address Or Domain, Separated by Semicolons or Click The Read Or Change Buttons To Select From The Address Book).

Εάν επιλέξουμε το κουμπί Ανάγνωση (Read), μπορούμε «Να Διαβάσουμε Αυτό Το Έγγραφο, Αλλά Δεν Μπορούμε Να Αλλάξουμε, Να Εκτυπώσουμε ή Να Αντιγράψουμε Περιεχόμενο» (Can Read This Document But Can’t Change, Print Or Copy Content).

Εάν επιλέξουμε το κουμπί Αλλαγή (Change), μπορούμε «Να Διαβάσουμε, Να Αλλάξουμε και Να Αντιγράψουμε Περιεχόμενο Από Αυτό Το Έγγραφο, Αλλά Δεν Μπορούμε Να Το Εκτυπώσουμε (Can Read, Change, And Copy Content From This Document, But Can’t Print It).

Εάν έχουμε εφαρμόσει Ετικέτα (Label) και θέλουμε να το αλλάξουμε, εμφανίζεται ένα πληροφοριακό παράθυρο διαλόγου που αναφέρει:

«Ο Οργανισμός Σας Απαιτεί Την Καταχώρηση Αιτιολόγησης Για Την Αλλαγή Της Ετικέτας» (Your Organization Requires Justification To Change This Label)

• Η Προηγούμενη Ετικέτα Δεν Ισχύει Πια (Previous Label No Longer Applies)
• Η Προηγούμενη Ετικέτα Ήταν Εσφαλμένη (Previous Label Was Incorrect)
• Άλλο (επεξήγηση) – Μην Εισαγάγατε Ευαίσθητες Πληροφορίες (Other (explain) Do Not Enter Sensitive Information)

Για να από-επιλέξουμε μία Ετικέτα Ευαισθησίας (Sensitivity Label) που έχει εφαρμοστεί σε ένα Αρχείο (File) πρέπει να κάνουμε την από-επιλογή από το πτυσσόμενο μενού της Ευαισθησίας (Sensitivity).

and …

Με λίγα λόγια, οι Ετικέτες Ευαισθησίας (Sensitivity Lables) μας βοηθάνε να προστατέψουμε τα Δεδομένα (Data) του Οργανισμού (Organization) μας, και μας βοηθάει για την αποτελεσματικότητα και ικανότητα συνεργασίας του κάθε χρήστη.

και …

Για Να Μάθετε Περισσότερα Σχετικά Με Τις Εφαρμογές του Microsoft Office Μπορείτε Να Γίνετε Συνδρομητές Στο Κανάλι Μου Στο YouTube.