Παραλήπτη
Πώς Να Ανακαλέσετε Ένα Μήνυμα Που Στάλθηκε Στο Microsoft Outlook;
How To Recall A Message That was Sent in Microsoft Outlook?
Στο Microsoft Outlook έχουμε τη δυνατότητα να κάνουμε Ανάκληση (Recall) Μηνύματος (Message) που έχουμε στείλει, όπου και γίνεται ανάκτηση από το Γραμματοκιβώτιο (Mailbox) των Παραληπτών (Recipients) οι οποίοι δεν το έχουν ανοίξει ακόμα. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και ένα Μήνυμα (Message) αντικατάστασης εάν το επιθυμούμε. Για να δουλέψει η λειτουργία Ανάκλησης Μηνύματος (Recall Message), οι παραλήπτες και εμείς οι ίδιοι θα πρέπει να είμαστε όλοι στο Microsoft Exchange ή Microsoft 365 και μέσα στον ίδιο οργανισμό.
Εάν Θέλετε Να Μάθετε Πώς Να Ανακαλέσετε Ένα Μήνυμα Που Στάλθηκε Στο Microsoft Outlook, διαβάστε την παρακάτω ανάρτηση.
Πώς Να Χρησιμοποιήστε Μία Υπάρχουσα Λίστα Διανομής για Συγχώνευση Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word;
How To Use An Existing Recipient List for Mail Merge in Microsoft Word?
Με το Microsoft Word μπορούμε να δημιουργήσουμε ομαδικές Επιστολές (Letters) που περιέχουν μια συγκεκριμένη δομή και σώμα κειμένου και διαφορετικές προσωπικές πληροφορίες για κάθε Παραλήπτη. Μια λειτουργία που ονομάζεται Συγχώνευση Αλληλογραφίας.
Όπως έχω αναφερθεί, η Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) χρησιμοποιεί τα εξής δύο στοιχεία.
-
Το Κυρίως Έγγραφο (Main Document), που περιέχει το κείμενο και όλα τα άλλα αντικείμενα τα οποία θέλουμε να επαναλαμβάνονται σε κάθε Επιστολή (Letter).
-
Το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), που περιέχει τις πληροφορίες των παραληπτών, δηλαδή τα στοιχεία που θα αλλάζουν σε κάθε Επιστολή (Letter). Για παράδειγμα, Όνομα (Name), Διεύθυνση (Address), Ταχυδρομικός Κώδικας (Zip Code) και άλλα πολλά.
-
Όλες οι πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο Παραλήπτη (Recipient) στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) είναι μία Εγγραφή Δεδομένων (Data Record).
-
Σε κάθε Εγγραφή (Record), μία μοναδική πληροφορία στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), όπως το Όνομα (First Name) ή το Επίθετο (Surname) ονομάζεται Πεδίο (Field).
Σε παλιότερες αναρτήσεις μου, περιέγραψα πώς να χρησιμοποιείστε τη Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) με τη χρήση της Κορδέλας (Ribbon) και με τη Βοήθεια του Οδηγού (Step by Step Wizard). Επίσης περιέγραψα πώς να δημιουργήσετε μία Νέα Λίστα Διανομής (New Recipient List) για να το χρησιμοποιήστε ως Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source List) για να το χρησιμοποιήστε για τη λειτουργία της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge).
Σε αυτήν την ανάρτηση θα περιγράψω Πώς Να Χρησιμοποιήστε Μία Υπάρχουσα Λίστα Διανομής για Συγχώνευση Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word; (How To Use An Existing Recipient List for Mail Merge in Microsoft Word?).
Πώς Να Δημιουργήσετε Φακέλους Με Τη Χρήση της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word;
How To Create Envelopes via Mail Merge in Microsoft Word?
Η Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) είναι ένα πολύ χρήσιμο χαρακτηριστικό στο Microsoft Word γιατί μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε πολλαπλά Έγγραφα (Documents) όπως Επιστολές (Letters) και Φακέλους (Envelopes) με τη μία, χρησιμοποιώντας μόνο ένα Κυρίως Έγγραφο (Main Document) και μία Λίστα Διανομής (Distribution List) που έχουμε δημιουργήσει. Έτσι λοιπόν, εξοικονομούμε αρκετό χρόνο με το να δακτυλογραφούμε ξανά και ξανά την ίδια Επιστολή (Letter). Σε προηγούμενες αναρτήσεις μου περιέγραψα πώς να κάνουμε χρήση της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge) είτε με τη χρήση της Κορδέλας είτε με τη χρήση του Οδηγού Βήμα Προς Βήμα. Σε αυτήν την ανάρτηση θα περιγράψω πώς να κάνουμε Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) για Φακέλους (Envelopes). Το μόνο που χρειαζόμαστε είναι η Λίστα Αλληλογραφίας (Mailing List). Απλώς συνεχίστε να διαβάζεται παρακάτω.
Η όλη διαδικασία φαντάζει δύσκολη και χρονοβόρα. Όταν όμως τη συνηθίσετε, θα σας φαίνεται απλή και γρήγορη και θα αναρωτιέστε γιατί δεν τη χρησιμοποιούσατε και πριν. Απλώς να θυμάστε αυτά τα βήματα.
-
Βήμα 2: Προσαρμογή Διάταξης Φακέλου (Envelope Layout)
-
Βήμα 3: Έναρξη Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge)
-
Βήμα 4: Σύνδεση Αρχείο Δεδομένων Προέλευσης με Φάκελο (Envelope)
-
Βήμα 5: Εισαγωγή Βιβλίο Διευθύνσεων Στο Φάκελο (Envelope)
-
Βήμα 6: Προεπισκόπηση και Εκτύπωση Φακέλων (Envelope)
-
Βήμα 7: Αποθήκευση του Συγχωνευμένου Φακέλου Αλληλογραφίας
Πώς Να Κάνετε Χρήση της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας με τον Βοηθό Οδηγού Στο Microsoft Word;
How To Use Mail Merge via the Wizard in Microsoft Word?
Σε προηγούμενη ανάρτηση περιέγραψα Πώς Να Κάνουμε Χρήση της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (How To Use Mail Merge) που είναι διαθέσιμο στο Microsoft Word με τη χρήση της κορδέλας. Ανάρτηση την οποία μπορείτε να βρείτε εδώ. Σε αυτήν την ανάρτηση όμως, θα περιγράψω για αυτούς που είναι περισσότερο παραδοσιακοί, Πώς Να Κάνετε Συγχώνευση Αλληλογραφίας με τη Χρήση του Οδηγού (How To Use Mail Merge with the Use Of the Wizard).
Πρώτα όμως, και πάλι μερικά λόγια για το τι είναι η Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) και σε τι εξυπηρετεί.
Πολλές επιχειρήσεις και οργανισμοί επικοινωνούν με τους πελάτες τους μέσω Επιστολών, Αλληλογραφίας, Επιστολών Διαφημίσεων, που αποστέλλονται σε όλους μέσω μιας Λίστας Διανομής. Για παράδειγμα, η SystemPlus θα μπορούσε να στείλει μια Επιστολή σε όλα τα μέλη της Λίστας Διανομής της για να διαφημίσει τις νέες εκπαιδευτικές υπηρεσίες της.
Με το Microsoft Word μπορούμε να δημιουργήσουμε ομαδικές Επιστολές (Letters) που περιέχουν μια συγκεκριμένη δομή και σώμα κειμένου και διαφορετικές προσωπικές πληροφορίες για κάθε Παραλήπτη. Μια λειτουργία που ονομάζεται Συγχώνευση Αλληλογραφίας.
Η Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) χρησιμοποιεί τα εξής δύο στοιχεία.
-
Το Κυρίως Έγγραφο (Main Document), που περιέχει το κείμενο και όλα τα άλλα αντικείμενα τα οποία θέλουμε να επαναλαμβάνονται σε κάθε Επιστολή (Letter).
-
Το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), που περιέχει τις πληροφορίες των παραληπτών, δηλαδή τα στοιχεία που θα αλλάζουν σε κάθε Επιστολή (Letter). Για παράδειγμα, Όνομα (Name), Διεύθυνση (Address), Ταχυδρομικός Κώδικας (Zip Code) και άλλα πολλά.
-
Όλες οι πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο Παραλήπτη (Recipient) στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) είναι μία Εγγραφή Δεδομένων (Data Record).
-
Σε κάθε Εγγραφή (Record), μία μοναδική πληροφορία στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), όπως το Όνομα (First Name) ή το Επίθετο (Surname) ονομάζεται Πεδίο (Field).
Η όλη διαδικασία φαίνεται, δύσκολη και χρονοβόρα. Όταν όμως την συνηθίσετε, θα σας φαίνεται απλή, γρήγορη και πολύ εύχρηστη. Απλώς θυμηθείτε τα παρακάτω Βήματα.
-
Βήμα 2: Επιλογή του Τύπου Εγγράφου
-
Βήμα 3: Επιλογή του Εγγράφου Έναρξης
-
Βήμα 4: Σύνδεση του Αρχείου Δεδομένων Προέλευσης με το Κυρίως Έγγραφο
-
Βήμα 5: Εισαγωγή κατάλληλων Πεδίων στο Έγγραφο
-
Βήμα 6: Προεπισκόπηση και Εκτύπωση του Συγχωνευμένου Εγγράφου
-
Βήμα 7: Αποθήκευση του Συγχωνευμένου Εγγράφου
Πώς Να Κάνετε Χρήση της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας με την Κορδέλα Στο Microsoft Word;
How To Use Mail Merge via the Ribbon in Microsoft Word?
Πολλές επιχειρήσεις και οργανισμοί επικοινωνούν με τους πελάτες τους μέσω Επιστολών, Αλληλογραφίας, Επιστολών Διαφημίσεων, που αποστέλλονται σε όλους μέσω μιας Λίστας Διανομής. Για παράδειγμα, η SystemPlus θα μπορούσε να στείλει μια Επιστολή σε όλα τα μέλη της Λίστας Διανομής της, για να διαφημίσει τις νέες εκπαιδευτικές υπηρεσίες της.
Με το Microsoft Word μπορούμε να δημιουργήσουμε ομαδικές Επιστολές (Letters) που περιέχουν μια συγκεκριμένη δομή και σώμα κειμένου και διαφορετικές προσωπικές πληροφορίες για κάθε Παραλήπτη. Μια λειτουργία που ονομάζεται Συγχώνευση Αλληλογραφίας.
Η Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) χρησιμοποιεί τα εξής δύο στοιχεία.
-
Το Κυρίως Έγγραφο (Main Document), που περιέχει το κείμενο και όλα τα άλλα αντικείμενα τα οποία θέλουμε να επαναλαμβάνονται σε κάθε Επιστολή (Letter).
-
Το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), που περιέχει τις πληροφορίες των παραληπτών, δηλαδή τα στοιχεία που θα αλλάζουν σε κάθε Επιστολή (Letter). Για παράδειγμα, Όνομα (Name), Διεύθυνση (Address), Ταχυδρομικός Κώδικας (Zip Code) και άλλα πολλά.
Όλες οι πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο Παραλήπτη (Recipient) στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) είναι μία Εγγραφή Δεδομένων (Data Record).
Σε κάθε Εγγραφή (Record), μία μοναδική πληροφορία στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), όπως το Όνομα (First Name) ή το Επίθετο (Surname) ονομάζεται Πεδίο (Field).
Η όλη διαδικασία φαίνεται, δύσκολη και χρονοβόρα. Όταν όμως την συνηθίσετε, θα σας φαίνεται απλή, γρήγορη και πολύ εύχρηστη. Απλώς θυμηθείτε τα παρακάτω Βήματα.
-
Βήμα 2: Επιλογή του Τύπου Εγγράφου
-
Βήμα 3: Επιλογή του Εγγράφου Έναρξης
-
Βήμα 4: Σύνδεση του Αρχείου Δεδομένων Προέλευσης με το Κυρίως Έγγραφο
-
Βήμα 5: Εισαγωγή κατάλληλων Πεδίων στο Έγγραφο
-
Βήμα 6: Προεπισκόπηση και Εκτύπωση του Συγχωνευμένου Εγγράφου
-
Βήμα 7: Αποθήκευση του Συγχωνευμένου Εγγράφου
Πώς Να Απαντήσετε Με Μία Σύσκεψη Σε Μήνυμα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου Στο Microsoft Outlook;
How To Reply With A Meeting To an Email Message in Microsoft Outlook?
Φανταστείτε να έχετε λάβει ένα Μήνυμα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (E-mail Message) από έναν πελάτη, και θέλετε να συζητήσετε όλες τις λεπτομέρειες σχετικά με το Μήνυμα (Message) μαζί με τους συναδέλφους σας, πραγματοποιώντας μία Σύσκεψη (Meeting). Αντί να κάνετε επισύναψη του Μηνύματος Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (E-mail Message) σε μία νέα Πρόσκληση Σύσκεψης (Meeting Invitation), έχετε τη δυνατότητα να Απαντήσετε (Respond) σε αυτό το Μήνυμα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (E-mail Message) και ταυτόχρονα να δημιουργηθεί και η πρόσκληση για απευθείας Σύσκεψη (Meeting) μέσα από το Microsoft Outlook. Για να μάθετε πώς, απλώς συνεχίστε να διαβάζεται την παρακάτω ανάρτηση.
tips4msword 